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Los emprendedores, autónomos y freelance suelen afirmar que les falta tiempo para llegar a cumplir con sus objetivos, pero es falso pensar que nuestro problema es no disponer del tiempo suficiente.

Lo que ocurre es que no se hace una buena gestión de este recurso tan valioso. Tener la capacidad de aumentar nuestra productividad y por tanto nuestra satisfacción profesional es cuestión de tomar las decisiones correctas y tener una buena organización.

 

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¿Cómo gestionar el tiempo en un negocio?

 

La gestión del tiempo es una de las principales habilidades que cualquier persona debe tener tanto a nivel profesional como personal para alcanzar sus metas.

 

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Significa identificar las actividades que nos van a reportar los resultados que esperamos, dejando a un lado las tareas o hábitos que nos hacen tener sensación de perder nuestro tiempo y llevándonos a la desmotivación, y por consecuencia, a alejarnos de nuestros objetivos.

El tiempo es un recurso limitado. En este artículo te enseñamos las reglas y métodos de optimización, para que des prioridad a las actividades realmente importantes y reducir aquellas que no son relevantes para alcanzar nuestras metas.

 

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Pasos para una buena gestión del tiempo

 

1. Ten claro tus objetivos.

¿Qué quieres conseguir? ¿Cuál es la meta que quieres alcanzar? Es muy importante tener claros nuestros objetivos, que deben ser realistas y alcanzables. Además, es conveniente que no tengamos más de 3 objetivos importantes. Tenemos que comprometernos con ellos al 100%. Por ejemplo, algunos de tus objetivos pueden ser: aumentar mi nivel de ventas en un año, ponerme en forma para el verano y dedicar más tiempo a mi familia.

 

2. Analiza qué pasos debes seguir para llegar a esos objetivos.

Esta es sin duda la parte más importante y a la que menos tiempo solemos dedicar. Queremos pasar a la acción cuanto antes y no paramos a pensar en los pasos que debemos seguir, los niveles que debemos superar para estar cada día más cerca de alcanzarlo.

 

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Identifica esas tareas fundamentales que necesitas realizar, establece plazos concretos para conseguirlo. Aquellas que sean necesarias pero no imprescindibles debes dejarlas en un segundo plano.

 

3. Establece prioridades.

Divide todas las actividades según su importancia y urgencia. Este ejercicio, conocido como la matriz de Covey, conlleva un análisis exhaustivo de todo nuestro desempeño profesional. Es muy importante a la hora de establecer el orden de ejecución. Son cuatro grupos:

 

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Acciones urgentes e importantes. Son todas las que necesitan una atención inmediata. Sin las cuales no podemos avanzar con el resto, que afectan al proceso directo de los objetivos.

Acciones no urgentes e importantes. Hablamos de las tareas que sí son importantes para lograr los objetivos pero no es necesario realizarlas con prioridad.

Acciones urgentes pero no importantes. Entran todas esas distracciones que no aportan al desarrollo directo de nuestros objetivos. Como llamadas, correos, gestiones de baja importancia, etc.

Acciones no urgentes y no importantes. Aquí estarán aquellas que suponen una pérdida de tiempo. Esperas previas a una reunión, falta de preparación, pérdidas de tiempo por falta de coordinación o comunicación. Debes evitarlas.

 

4. Planifica tus tareas.

Cuando tengas claro cuáles son las actividades y has establecido un orden de prioridad para ellas, debes establecer cómo vas a desarrollar las tareas. Qué necesitas para llevarlas a cabo, cuánto tiempo a la semana, al día, vas a emplear en cada una de ellas. Si fuera necesario puedes a su vez dividir estas en subactividades. Piensa si necesitas contar con otras personas y asegúrate de tener los posibles contratiempos en mente.

 

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Es muy importante que establezcas unos horarios fijos y obligarte a cumplirlos. Durante ese tiempo no harás otra cosa que esa actividad en concreto. Debes evitar toda distracción o actividad no relacionada y eliminar esos puntos muertos de improductividad marcados en el apartado anterior.

 

5. Evalúa tus procedimientos.

Una vez empieces a realizar las tareas según hayas establecido, dedica un tiempo, ya sea al final del día, antes de terminar la semana, a valorar el desarrollo. ¿Qué podría mejorar? ¿Qué inconvenientes han surgido? ¿Cómo puedo evitar imprevistos? ¿Y las distracciones?

 

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Plantear mejoras en tus procesos aumentará tu eficacia a la hora de desempeñar las tareas que tu mismo te has marcado y que te acercarán a tu propósito. Recuerda, un buen análisis de todo lo que hacemos nos hará ver más allá de lo que a simple vista puede parecer “falta de tiempo”.

 

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Consejos para aprovechar el tiempo 

 

Ya conoces el procedimiento para optimizar el tiempo y conseguir lograr tus objetivos. Pero no puedes olvidar pequeños detalles a tener en cuenta, por lo que te damos algunos consejos para mejorar la productividad.

1. Ten siempre presente el principio de Pareto. Este principio dice que el 80% de las consecuencias vienen del 20% de las causas. Esto se puede extrapolar directamente a tu negocio. La mayoría de resultados provienen de acciones muy concretas. Identifícalas y suprime o cambia aquellas que no reportan los resultados que deberían.

2. Haz las tareas que menos te apetecen durante las primeras horas del día. Normalmente las primeras horas tenemos más energía y podemos asumir tareas más pesadas. Deja las que son más amenas para unos horarios que consideras que tu productividad baja, como puede ser después de comer.

3. No ajustes al milímetro tu agenda. Deja pequeños intervalos para posibles contratiempos o retrasos. Evitarás males mayores al evitar retrasos en otras tareas posteriores.

Aprende a decir NO. Muchas veces nos requerirán nuestra atención para temas de baja importancia. No cometas el error de distraerte de tu actividad importante. Por ejemplo, si es una llamada que puede esperar, hazle saber de forma educada que le atenderás más tarde.

5. Evita las actividades que dinamitan la productividad. El ejemplo más claro es el momento de abrir el correo por la mañana. Error. Establece un horario para responder correspondencia dentro de tus posibilidades, por ejemplo, cada hora y media. No estés constantemente actualizando la bandeja de entrada. Evita hacerlo nada más llegar por la mañana y cíñete siempre a tus prioridades.

6. Concéntrate en la actividad que estés realizando. Ya lo comentábamos antes, es muy importante que si estás haciendo algo, estés haciendo ese algo y nada más. Aunque te digan que no eres capaz de hacer dos cosas a la vez, no intentes demostrar lo contrario, ser productivo pasa por centrarse en una única actividad al 100%.

7. Toma descansos cada cierto tiempo. No por hacer más cosas las vas a hacer mejor. Establece pequeños descansos para estirar las piernas, tomar algo o simplemente despejarte. Te servirá para retomar fuerzas y relajar la mente.

8. Cuando te atasques, sal de la habitación. A veces no podemos avanzar en un planteamiento, dedicamos mucho tiempo a algo y no conseguimos avanzar. Está demostrado que cambiar el lugar físico en el que nos encontramos produce efecto en nuestra forma de pensar, y puede que nos ayude a salir de ese atasco mental.

9. Ordena tu espacio. Tan importante es tener ordenada nuestra mente como nuestro lugar de trabajo. Tanto si usas cientos de archivos en un ordenador, tus herramientas de trabajo, etc, deben estar siempre en el lugar que esperas encontrarlos. Puedes estar seguro que tardarás menos en tener las cosas ordenadas que en buscarlas entre un caos.

 

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Ponlo en práctica

De nada servirán todos estos pasos, claves, consejos para organizar el tiempo si no lo llevas a cabo. Dentro de las formaciones que ofrecemos en Level UP conocemos a muchas personas que consideran que les falta tiempo en su día a día para llegar a sus objetivos. ¿Te encuentras en la misma situación?

Aplica estos consejos desde hoy mismo, el secreto es llevar un buen control y ser organizado. En nuestro curso Los secretos de la empresa de éxito te enseñamos cómo poner en práctica de forma adecuada las claves para tener éxito en tu negocio. Si queremos tener mejores resultados que la mayoría es necesario aprender a hacerlo.

Cuéntanos en los comentarios tus inquietudes. ¿Los estás aplicando? ¿Te funcionan? ¿Estas fallando en algo y no sabes en qué? Estaremos encantados de ayudarte y seguro que puede ser interesante para otras personas.


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